BAB I
Konsep Dasar
1.1
Konsep Dasar
Sistem
1. Definisi Sistem : Kumpulan unsur-unsur yang saling
berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan.
2
Karakteristik
Sistem : Sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem.
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk
satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun
kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau sub system - sub sistem.
Setiap sub sistem mempunyai sifat–sifat dari sistem untuk menjalankan suatu
fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat
dibayangkan jika dalam suatu sistem ada sub sistem yang tidak
berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan
berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan
sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
2. Batas Sistem
Batas sistem
merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan
luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan
dan merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan
dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung
sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang
lain. Melalui
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke
yang lainnya. Keluaran (output) dari satu sub sistem akan menjadi masukan
(input) untuk sub sistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung
satu sub sistem dapat berintegrasi dengan sub sistem yang lainnya membentuk
satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan
adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan
supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam
sistem komputer, program adalah masukan perawatan yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah masukan sinyal untuk diolah menjadi
informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran
sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada super sistem. Misalnya
untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna
dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem
dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi
menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh
manajemen.
8. Sasaran atau Tujuan Sistem
Suatu
sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai
sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan
suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau system-sistem lainnya yang merupakan bagian atau sub
sistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi
tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan
(goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:
·
Sistem Abstrak X
Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran
atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh: Sistem Teologi yang
menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.
Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada
secara fisik. Contoh: Sistem Komputer, Sistem Akuntasi, Sistem Produksi, dan
lain sebagainya.
·
Sistem Alamiah X
Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui
proses alam tidak dibuat oleh manusia. Contoh pada sistem alamiah: sistem
peredaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang
oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi
antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang
menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh
man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia. Contoh: sistem
robotika.
·
Sistem Tertentu (Deterministik)
X Sistem Tak Tentu (Probabilistik)
Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi
antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Interaksi
diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari
sistem dapat diramalkan. Contoh: sistem komputer. Sistem
komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat
dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang
tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh: sistem manusia.
·
Sistem Tertutup X
Sistem Terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan
dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem ini bekerja
secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara
teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif
tertutup, tidak benar-benar tertutup). Contoh:
tabung reaksi.
Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh
lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian
yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara
relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan
terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Contoh:
sistem organisasi.
Klasifikasi
sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :
1.2
Konsep Dasar Informasi
1. Definisi Informasi
: data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimannya.
Menurut Raymond Mcleod informasi adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara umum informasi dapat di
definisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi penerimannya.
Definisi
Data
: merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga
perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan
informasi
Data yang diolah
melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi
tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti
menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.
2.
Siklus Informasi
Menurut (Jogiyanto) data yang
diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima
informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan yang
berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model hingga kembali menghasilkan suatu informasi dan terus menerus akan
berulang hingga membentuk siklus informasi (information circle) atau disebut
juga siklus pengolahan data. Siklus informasi dapat digambarkan sebagai berikut
:
3.
Mutu
Informasi
1.
Kualitas informasi : Kualitas
informasi bisa terhadap error, karena kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan,
kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses,
kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori atau master,
kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem. Informasi yang
berkualitas tergantung dari 3 (tiga) hal : harus akurat, tepat pada waktunya
dan relevan.
1.
Informasi harus akurat
Informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan,
tidak bias dan tidak menyesatkan.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap
keakuratan sebuah sistem informasi yaitu :
·
Kelengkapan (completennes) Informasi
·
Kebenaran (correctness) Informasi
·
Keamanan (scurity) Informasi
2. Informasi
harus tepat waktu
Informasi yang datang
kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan. Informasi yang sudah
usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di
dalam pengambilan keputusan.
3. Informasi
harus relevan
Informasi mempunyai
manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang
berbeda-beda.
2.
Nilai informasi : Nilai
suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak
ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak di perlukan. Keputusan dapat
berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis
jangka panjang.
Parameter untuk mengukur sebuah nilai informasi
tersebut dapat di tentukan dari dua hal pokok yaitu :
1.
Manfaat dari informasi tersebut
2.
Biaya untuk mendapatkan informasi
Suatu Informasi dikatakan bernilai
bila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya untuk mendapatkanya
dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat di taksir keuntunganya dengan
satuan nilai uang tetapi dapat di taksir nilai efektivitasnya.
1.3
Konsep Dasar
Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu
sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak
luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat
dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan
dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.
Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah
dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem
informasi atau peralatan sistem lainnya.
2. Jenis-jenis Sistem Informasi
a. Sistem
Informasi Menurut Level Organisasi
Berdasarkan level
organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi 3, yaitu :
·
Sistem informasi departemen, sistem
informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Contoh : Sistem
Informasi SDM (HRIS).
·
Sistem informasi perusahaan, sistem
terpadu yang dapat digunakan oleh sejumlah departemen secara bersama-
sama. Contoh : sistem informasi perguruan tinggi.
·
Sistem informasi antarorganisasi, sistem
informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih. Contoh : e-Commerce.
b. Sistem
Informasi Area Fungsional
Sistem informasi
berdasarkan area fungsional ditujukan untuk memberikan informasi bagi
kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.
Jenis-jenis Sistem
Informasi Area Fungsional sebagai berikut :
·
Sistem Informasi Akuntansi.
Sistem informasi yang
menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi akuntansi(departemen/bagian
Akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan
keuangan dalam perusahaan.
·
Sistem Informasi Keuangan.
Sistem informasi yang
menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan
perusahaan. Misalnya : Cash Flow dan informasi pembayaran.
Sistem informasi
keuangan digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam mengambil
keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan
pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan.
·
Sistem Informasi Manufaktur
Sistem informasi yang
bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manejeman perusahaan
dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang
dihasilkan perusahaan. Misalnya : data bahan mentah, profil vendor baru,
jadwal produksi.
c. Sistem
Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia
·
Sistem Pemrosesan Transaksi atau
SPT (transaction processing system)
Fungsi SPT adalah untuk
menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala
mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. Fokus utama
SPT adalah data transaksi. Contoh : Yang mengendalikan keputusan adalah
sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapatmemvalidasi keabsahan kartu
kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan
kebutuhan pelanggan.
·
Sistem Informasi Manajemen atau
SIM (Management Information System)
Sistem Informasi
Manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi
yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan
dalam suatu organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja,
memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi
organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi . Fungsi
SIM adalah mengkonfersi data yang berasal dari SPT menjadi informasi untuk
mengelola organisasi dan memantau kerja. Pemakai SIM ini adalah semua level
manajeman.
·
Sistem Otomasi Perkantoran atau
SOP (office automation system)
Sistem Otomasi
Perkantoran adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan
informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem
ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti
pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata (word processor), pengolah
grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat elektronis
(e-mail) dan surat bersuara (v-mail atau voice mail), dan bahkan
telekonferensi. Fungsi SOP adalah menyediakan fasilitas untuk memproses
dokumen. Pemakai SOP prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik
staf maupun yang masuk kategori level.
·
Sistem Pendukung Keputusan atau
DSS (decission support system)
Sistem Pendukung
Keputusan adalah sistem informasi interaktif yangmenyediakan informasi,
pemodelan, dan manipulasi data yang digunakan untuk membantu pengambilan
keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur
di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat.
Fungsi DSS adalah membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi,
model, atau perangkat untuk menganalisa informasi. Pemakai DSS ini adalah
analisis, manajer, dan profesional.
3. Komponen-komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang
disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input,
komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware,
komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen
tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan
untuk mencapai sasaran.
1.
Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem
informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2.
Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,
dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan
di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3.
Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang
merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua
pemakai sistem.
4.
Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi,
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan.
5.
Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media
penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk
menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi
untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6.
Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk
mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan
suatu informasi.
7.
Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat
keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database
Management System).
8.
Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi,
seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain
sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
4. Peranan Sistem Informasi Bagi Pihak
Manajemen
1.
Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan
2.
Dapat mendukung kegiatan manajemen
·
Mendukung Operasi Bisnis.
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan
pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam
operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi
penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan
mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
·
Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.
Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi
untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik,
informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan
kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem
Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih
cepat, dan lebih bermakna.
·
Mendukung Keunggulan Strategis.
Sistem informasi yang dirancang untuk membantu
pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing
di pasar.
Kegiatan Manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi.
Kegiatan manajemen tingkat atas, menengah, dan bawah adalah berbeda. Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi karena
informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan.
Kegiatan
manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut :
1. Perencanaan Strategis
Merupakan
kegiatan manajemen tingkatt atas (top manager).
Menurut Frederick H. Wu (Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen)
“Perencanaan Strategis” adalah proses evaluasi lingkungan organisasi,penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi.
Menurut Frederick H. Wu (Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen)
“Perencanaan Strategis” adalah proses evaluasi lingkungan organisasi,penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi.
a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
Lingkungan
luar organisasi selalu berubah, pengaruh lingkungan luar dapat berupa
kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, social,persaingan, inflasi dan
lain sebagainya.
Lingkungan
luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi dan perubahan ini mungkin dapat
mengakibatkan perubahan strategi yang sudah ditetapkan.
b. Penentuan tujuan
Tujuan
adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen
tingkat atas dalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.
c. Penentuan strategis
Manajemen
tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan organisasi
dengan strategi mengerahkan semua kemampuan yang berupa sumberdaya organisasi
seperti material,modal, personil dan sumberdaya serta kesempatan lingkungan
luar organisasi dengan maksud mencapai tujuan organisasi.
2. Pengendalian Manajemen
Adalah
proses meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah
ditetapkan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian
manajemen merupakan tindakan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen
tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategis dapat
dilakukan dengan berhasil (biasanya bersifat jangka pendek kurang lebih satu
tahun).
3. Pengendalian Operasi
Adalah
proses meyakinkan bahwa setiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif
dan efisien.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar