BAB III
Kebijakan
dan Perencanaan Sistem
3.1 Definisi Kebijakan dan Perencanaan Sistem
A.
Definisi Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari
manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.
B.
Definisi Perencanaan Sistem
Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah
Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang
berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.
3.2 Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama
yaitu:
1.
Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:
a.
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik
perusahaan
Perencanaan sistem harus sejalan
dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk
dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi
secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
b.
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menentukan
proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Contoh : Dalam
perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi
untuk :
·
Pengendalian penjualan dan pemasaran
·
Pengendalian distribusi
·
Pengendalian produksi
·
Pengendalian keuangan
·
Pengendalian persediaan
c.
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Sasaran ini
merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.
Contoh : Sistem
informasi penjualan, memiliki sasaran :
·
Memberikan pelayanan order kepada
pelanggan dengan lebih baik
·
Meningkatkan volume penjualan
·
Menyediakan laporan penjualan yang tepat
waktu kepada manajer marketing.
d.
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
Ada 3 faktor
kendala :
·
Masalah dana
·
Masalah waktu
·
Mengenai batas peraturan yang berlaku
pada perusahaan tersebut
e.
Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
Yaitu menentukan proyek-proyek
sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek
sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.
f.
Membuat laporan perencanaan sistem
Isi dari laporan
perencanaan sistem tersebut adalah :
·
Latar belakang organisasi
·
Proyek sistem informasi yang
direncanakan
·
Sasaran pengembangan sistem informasi
·
Kendala di dalam pengembangan sistem
informasi
·
Menentukan prioritas-prioritas proyek
sistem informasi
g.
Meminta persetujuan manajemen
2.
Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan
dikembangkan, meliputi:
a.
Menunjuk team analis
b.
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3.
Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi:
a.
Melakukan studi kelayakan
Studi
Kelayakan : Suatu studi yang
akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak untuk
diteruskan atau tidak.
b.
Menilai kelayakan proyek sistem
1.
Kelayakan Teknik :
·
Ketersediaan teknologi yang digunakan
·
Ketersediaan staff ahli di dalam
mengoperasikan teknologi yang digunakan
2.
Kelayakan operasi :
·
Kemampuan personil dalam mengoperasikan
sistem informasi yang dibuat
·
Kemampuan dari sistem informasi untuk
menghasilkan informasi
3.
Kelayakan jadwal :
·
Apakah sistem informasi yang
dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
4.
Kelayakan ekonomi :
·
Besarnya dana yang diperlukan untuk
pengembangan sistem
· Manfaat yang diperoleh oleh sistem
informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya
5.
Kelayakan hukum :
- Apakah sistem yang
akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku
c.
Membuat usulan proyek sistem
d.
Meminta persetujuan manajemen
3.3 Studi Kelayakan
1.
Definisi Studi Kelayakan
Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan
untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.
2.
Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan
a.
Ekonomi Kelayakan
Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan
untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya /
manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan
yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya.
Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk
merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus
mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.
Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk
mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan
sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis
biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari
sistem.
Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu
yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari
proyek adalah juga merupakan faktor.
b.
Hukum Kelayakan
Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan
persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis
Perlindungan Data setempat.
c.
Operasional Kelayakan
Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik
sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari
kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi
persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan
sistem.
d.
Jadwal Kelayakan
Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk
diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama
sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam
jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period.
Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian
teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang
dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat
waktu adalah wajib atau diinginkan.
e.
Pasar dan Kelayakan Real Estate
Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian
lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan
bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk
menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif
untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk
menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin
untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau
dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis
di area yang dipilih.
f.
Sumber Daya Kelayakan
Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak
waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun,
apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang
dibutuhkan, dependensi.
g.
Budaya Kelayakan
Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi
dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan
perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya
budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.
h.
Kelayakan Keuangan
Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat
dinilai berdasarkan parameter berikut:
·
Perkiraan total biaya proyek
Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio
utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya
·
Ada investasi oleh promotor di bisnis lain
·
Proyeksi arus kas dan profitabilitas
i.
Produksi
Studi kelayakan output laporan studi kelayakan,
laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.
3.
Proyek sistem
Proyek sistem adalah pengembangan sebuah sistem
informasi dalam suatu organisasi.
Contoh: Proyek-proyek sistem yang bisa dikembangkan
dalam sebuah Rumah Sakit adalah:
1.
Membuat sistem perancangan pendaftaran pasien baru
2.
Membuat sistem perancangan pemesanan obat-obatan
3.
Membuat sistem perancangan pembayaran gaji karyawan
4.
Membuat sistem perancangan pendaftaran rawat inap
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar